Charlotte Signahl som moderator eller processledare
Då det bästa resultatet blir till i ett samarbete med kunden som alltid bäst vet sina förutsättningar i samtal och förmöten kommer vi överens om det exakta innehållet och upplägget. Moderatorns uppgift är att ge konferensen en rödtråd, att hjälpa talare och deltagare att känna sig trygga för att de ska kunna göra ett så bra jobb som möjligt, att leverera lite skratt och glöd till samtalet, debatten eller konferensen som helhet.
Det viktigaste med en konferens är ofta förarbetet. Vet att jag anses lite jobbig som vill ha förmöten, men det är avgörande för resultatet. På förmötet vill jag tillsammans med er gå igenom min Guldlista, ett långt dokument där har jag samlat mina egna och mina kunders misstag och framgångar sedan 2006. Det är min erfarenhet ni betalar för.
När du planerar en konferens finns det flera viktiga faktorer att tänka på för att se till att evenemanget blir framgångsrikt. Här är några saker:
Bestäm konferensens övergripande mål och syfte. Vad är syftet med konferensen? Är det att utbilda deltagarna, främja samarbete eller presentera ny forskning? Är det ett marknadsföringsevent även om det inte sägs rakt ut? Att ha tydliga mål hjälper dig att utforma programmet och välja rätt talare och aktiviteter.
Fastställ en realistisk budget för konferensen. Ta hänsyn till kostnader för lokalhyra, mat och dryck, teknisk utrustning, talare och marknadsföring. Det är viktigt att hålla sig inom budgeten och samtidigt erbjuda en högkvalitativ upplevelse för deltagarna. Dyrt är inte alltid samma sak som kvalitet.
Välj en lämplig tidpunkt och plats för konferensen. Ta hänsyn till tillgänglighet, finns ordentliga ramper? Lokalresurser är det rymligt, researrangemang och eventuella stora evenemang eller helgdagar som kan påverka närvaron. Det är inte bra att lägga en konferens nära julafton ett friande som har både religiösa och sekulära dimensioner eller Eid al-Fitr en av de viktigaste muslimska högtiderna som markerar slutet på fastemånaden Ramadan, eller Chanukka den judiska ljusfesten en åtta dagar lång högtid som firas till minne av återinvigningen av det judiska templet i Jerusalem eller Norouz, persiskt nyår som firas för att välkomna det persiska nyåret och vårens ankomst. Kom ihåg att de flesta äter vegetariskt men alla äter inte fläsk.
Utforma ett intressant och varierat program som tilltalar deltagarna. Planera talare, presentationer, workshops, paneler och interaktiva sessioner som är relevanta för konferensens tema. Se till att schemat har tillräckligt med tid för pauser, nätverkande och frågor. Ingen har klagat på för långa fikapauser. Se till att det finns vatten, frukt och att det är lätt att smita ut på toaletten.
Bjud in talare och deltagare som är experter inom sina områden och kan bidra med värdefull kunskap och insikter. Är de inte goda talare kan det lättas upp av en duktig moderator som gör en intervju och hjälper till med publikfrågor. Våga ge publiken utrymme och skapa interaktiva moment, digitalt eller genom att använda metoder så som Open Space, du kan titta på Metodbanken.se eller hos Ordrum.se.
Marknadsför konferensen på många olika sätt för att nå den önskade målgruppen och skapa en engagerad deltagarbas. Skapa interaktion redan innan konferensen. Skapa en marknadsföringsplan för att sprida information om konferensen. Använd olika kanaler, inklusive webbplatser, sociala medier, nyhetsbrev och pressmeddelanden för att nå ut till potentiella deltagare. Se också till att ha en effektiv kommunikationsstrategi för att hantera frågor och svara på förfrågningar från deltagarna.
Ta hand om logistik, praktiska detaljer som registrering, incheckning, boende för deltagare som behöver resa, teknisk utrustning och transport till och från evenemanget. Se till att allt fungerar smidigt och att deltagarna får den information de behöver i förväg. Ta hänsyn till hållbarhetsaspekter under planeringen och genomförandet av konferensen. Fundera på hur du kan minska miljöpåverkan genom att välja miljövänliga alternativ för mat, transport och avfallshantering.
Planera för utvärdering av konferensen redan från början. Genom att samla feedback från deltagarna kan du identifiera styrkor och förbättringsområden inför framtida evenemang. Var förberedd på eventuella oväntade händelser eller kriser genom att utveckla en krisplan. Det kan inkludera säkerhetsåtgärder, hantering av medicinska nödsituationer och alternativa lösningar om något går fel.
